对忙碌的律师来说,良好的工作习惯非常重要。在这篇文章中,作者介绍了律师办理案件时需要用到的三张表——事实表、争议点表、工作记录表。如何用好这三张表,帮助律师提升工作效率,避免重复劳动,提高办案质量?


文 | 王延斌 浩天信和律师事务所
来源 | 知乎专栏 延斌律师的法律学习笔记 

最近对办理的案件整理装卷时,我发现自己做了不少重复劳动,有很多值得改进之处,也体会到自己一些良好工作习惯带来的好处,比如我一直坚持做的大事记和工作记录。

举一反三地思考,我认为律师办理案件时,可以通过三张表,更进一步地提高工作效率和办案质量。

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事实表:更好地把握案件事实全貌

所谓事实表,概况地说,就是律师将通过各种方式持续取得的案件事实情况,及时、客观地提炼总结,按时间顺序记录下来形成的文件。可以理解为律师自己整理并不断更新的,书面形式的案情描述。

律师办案过程中,案情相关信息会不断积累:客户可能会不断提供新材料,律师可能调取证据,庭审中对方也可能提供证据。如果律师对这些材料不加整理,一股脑地堆放在电脑中,一段时间后要重新回顾案情,肯定会浪费很多时间。

一种比较好的习惯是,在取得材料后,用文件形成时间前缀和较为准确描述文件内容的文字及时为文件命名,置于同一文件夹中,自然就能形成按文件形成时间排序且文件内容清晰的文件浏览界面。对于几个文件的简单案件,这样整理的文件夹本身就足以形成简易的事实表。

但是在文件数量较多,重要文件与不重要文件混杂时,仅凭修改文件名和文件排序,肯定不足以帮助律师迅速回顾案情。此时,律师可建立一个独立的事实表word文件,每当取得新的与案件事实相关的材料时,及时在事实表中客观地提炼总结,更新对案件事实描述。

显然,我们不能引用所有材料内容,而是在认证阅读材料的基础上,根据律师的法律知识判断哪些内容应该提炼到事实表中。

事实表的内容显然也不能照抄原文,而应当由经由律师思考,用客观、简洁、准确的语言来描述案情。这种阅读、思考、提炼、再准确重述的过程,本身也是律师熟悉材料的过程。

当然,事实表还应该包括案件相关重要法律程序的时间和内容,例如提起诉讼的时间和诉求,法院作出某项裁定的时间和结果等。

这样整理出来的事实表,不仅包括了那些具有法律意义的事件的时间信息,还包括了律师认为重要的事实情节。一段时间后,律师重新阅读事实表,很快就能重新熟悉案情。而且事实表中的各项描述之前都记录了时间,与按时间顺序整理的文件相结合,可以帮助律师迅速地定位原始文件

还有,律师在撰写法律分析备忘录、起诉状、结案报告等文书时,时常需要描述案件事实。有了律师事先整理提炼的事实表,律师只需参照该表,再根据文书对象和目的,适当调整事实描述的用词,即可快速地完成文书案件事实描述的部分,提高文书写作效率。

此外,事实表中包含的信息,显然要大大多于律师向法院提交的证据,开庭时带上事实表,可帮助律师更好地把握案件事实全貌。

最后,制作案情“大事记”应该已经是一线城市诉讼律师的基本工作了。事实表显然已包括了“大事记”应有的内容,将事实表进一步提炼,去除案件情节,仅保留重要事实和程序的时间和名称,即可快速完成案情“大事记”。

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争议点表:更全面地识别案件核心争议点

所谓争议点表,就是律师根据案情、法律知识和自己的经验,按照一定的逻辑顺序,将那些可能对实现客户目标产生不利影响的争议点列举出来,并记录当前能想到的解决方案,对应的法规条文,以及对应的风险分析。

一个常见的逻辑顺序,是按照诉讼过程中可能遇到争议的时间顺序,对争议点进行排序,以原告视角为例,顺序大致是——诉讼参加人的主体资格、被告的信息是否明确、管辖、诉讼时效、原告证据目录中被告可能的质证意见、被告对原告诉讼请求的其他抗辩理由、被告是否具备履行能力等。

按照这样的顺序思考,将可能有争议的问题写下来,想办法解决,没有争议的就继续往下思考,这样不容易乱,也不容易漏。随着案件事实的不断更新,案件的争议点可能还会增加。

在考虑争议点时,还要学会站在案件全部利益相关主体的角度来考虑,不仅是对方抗辩的角度,更要站在法官审理的角度考虑,后者比前者更重要。

想想从法官接触到的证据的角度,法官会如何判断本案的真实情况,对律师各项主张,法官会如何裁判。只有这样,才能更全面地识别出案件的争议点,并在众多争议点中找到更核心的争议点,集中力量进行应对。

律师在撰写法律分析备忘录、代理意见、结案报告等法律文书时,往往需要对争议点提出自己的观点。有了律师提前准备好的争议点表作为参考,律师只需根据不同文书的对象,修改文字的逻辑结构和用词的风格,即可更高效地完成这些文书。

有些律师会为开庭准备代理意见和质证意见。这些是律师对特定问题集中进行的准备,显然都很重要。如果律师在开庭前,还准备了争议点表,那么对于庭审中可能发生的情况,应对会更从容。庭审中很多问题律师可以预测到,但不确定对方是否会提出,因此不宜写到代理意见中。争议点表就很适合用来记录这些信息。

最后,我个人的感受是,研究案件的争议点并找出解决方案,是律师工作最具魅力之处。有时即便不在办公环境,也会走神思考解决案件某个争议点的方法,或突然想到案件可能有一个新的争议点。有时候,因为一个争议点无法解决,律师甚至需要推翻原有的诉讼方案,思考全新的诉讼方案。总之,我们在有限的时间中,应该尽力去完善争议点的内容和解决方案。

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工作记录表:提升客户对律师的满意度

所谓工作记录表,即律师对自己每日开展的不同工作内容和耗费时间的记录。

为了工作记录管理的便利,律师可以用同一张excel表格记录自己在不同案件和项目中完成工作的情况。在一行中用不同单元格分别记录日期、案件名称(或项目名称)、工作内容,并用数值记录该项工作持续的时间,例如数值1为一小时,0.1是6分钟。

借助excel表格的筛选与求和功能,律师可以方便地查看某个案件或项目的所有工作记录并计算总耗时,再复制到word文件中,简单调整格式,即可形成一个案件或项目的工作记录。

记录工作时,要适当地描述工作内容、进展或结果,便于客户了解律师工作情况,也便于律师自己回顾工作内容。如果律师在某个案件的工作记录中仅记载:与法官电话沟通。这种记录意义不大。

正确的记录方式应该是:法官来电告知起诉状上被告电话无人接听,经查被告网站上有另一电话(写下该号码),将其提供法官,后法官告知成功联系到了被告。不妨设想一下,客户看到上面两种工作记录,虽然律师做了同样的事情,对后者的评价显然远高于前者。

此外,工作记录表还可以作为待办事项来使用。当律师需要给自己安排一项将来需要完成的任务时,只需在工作记录表将来时间的空白处记下该任务,提醒自己需要完成。

当律师确实开展了这项工作后,就可以把这项任务复制或剪切到工作记录的位置,标上日期,补充进展情况,记上工作时间,很方便地将待办事项转化为工作记录。

综上所述,律师在工作中养成习惯,为每个案件做好三张表,在撰写法律文书时用好三张表,在向客户反映律师工作的案卷中展示三张表,应该可以有效提高律师的工作效率和案件办理质量,同时有助于提升客户对律师的满意度。

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